Personen zusammenführen
Im Praxisalltag kann es hin und wieder vorkommen, dass eine Person doppelt oder sogar mehrfach angelegt wird. Diese Datensätze müssen dann nicht mühsam von Hand angeglichen werden, sondern können nachträglich bequem zusammengeführt werden. Dabei werden alle Rezepte, Verträge, Umsätze, Wertkarten und andere Attribute auf den Datensatz übertragen, der bestehen bleiben soll. Dazu gehören auch Daten, die nur bei der zu löschenden Person stehen. Wenn die Daten bei der Zielperson ergänzt sind, wird die zweite Person gelöscht.
Beim Zusammenführen erhalten Rezepte eine neue Rezeptnummer. Die ursprüngliche Rezeptnummer von bereits abgerechneten Rezepten wird jedoch gespeichert und im jeweiligen Rezept in der Lasche {Abr. + Merker} hinterlegt. Eine Ausnahme bilden Rehasport- und Funktionstraining-Rezepte: Diese behalten immer ihre ursprüngliche Rezeptnummer.
Um die Funktion der Zusammenführung ausführen zu können, ist eine extra Benutzerberechtigung notwendig. Diese aktivieren Sie unter {Stammdaten} {Benutzer} Lasche {Aktionen} im Bereich „Sonstige Aktionen“ mit dem Punkt <Personen zusammenführen>. Die eigentliche Funktion finden Sie unter {Stammdaten} {Personen} {Zusammenführen !}. Bitte beachten Sie, dass diese Aktion weder abgebrochen noch rückgängig gemacht werden kann.
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Die Person, auf deren Datensatz Sie aktuell in {Stammdaten} {Personen} stehen, ist die Zielperson und bleibt nach dem Zusammenführen bestehen. Wählen Sie nun im Menü den Punkt {Zusammenführen !}. In dem sich öffnenden Assistenten können Sie die Person wählen, die gelöscht werden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit <Weiter>.
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Im nächsten Schritt können Sie noch einmal prüfen, ob die richtigen Personen gewählt sind und zusammengeführt werden sollen. Da die Aktion nicht abgebrochen oder rückgängig gemacht werden kann, ist die Überprüfung sehr wichtig. Wenn alles stimmt, geben Sie den vierstelligen Code in das freie Feld ein. Dieser wird jedes Mal neu erzeugt und soll davor schützen, dass zwei Personen unabsichtlich zusammengeführt werden. Anschließend stoßen Sie den Vorgang mit <Starten> an.
War die Aktion erfolgreich, wird Ihnen dies als Meldung im letzten Schritt angezeigt. Das Zusammenführen ist damit abgeschlossen. Die Daten der gelöschten Person können Sie nachträglich trotzdem noch im Protokoll einsehen. Wählen Sie dazu den Datensatz der Zielperson und öffnen Sie das {Protokoll *}, sofern Sie dazu berechtigt sind. Die Berechtigung lässt sich unter {Stammdaten} {Benutzer} Lasche {Aktionen} im Bereich „Protokoll“ vergeben. Hier muss der Punkt <karteispezifische Protokolle einsehen> aktiviert sein. Nun können Sie im {Protokoll *} das Zusammenführen nachvollziehen und die Stammdaten der gelöschten Person einsehen.
Das Zusammenführen zweier oder mehrerer Personen kann aus unterschiedlichen Gründen fehlschlagen. Dazu gehören:
- Eine Person hätte nach der Zusammenführung mehr als 248 Rezepte, was technisch nicht möglich ist. Verschieben Sie darum am besten eine Person über {Stammdaten} {Personen} {Sammelverschieben} in die Kartei {Sonstige}, wodurch die Person den Status „Ex-Patient“ erhält.
- Die Personensperre einer Person ist aktiv. Deaktivieren Sie die Sperre bei der entsprechenden Person im Bereich „Organisatorisches“ und starten Sie das Zusammenführen erneut.
- Eine der Personen besitzt das Merkmal <Ex-Patient>, <Ex-Mitglied> oder <Ex-Interessent>. Entfernen Sie das Merkmal unter {Stammdaten} {Personen} bei der jeweiligen Person und starten Sie die Zusammenführung erneut.
- Ein Datensatz ist zur Zeit gesperrt oder wird bearbeitet. Stellen Sie sicher, dass an keiner weiteren Arbeitsstation auf den betroffenen Datensatz zugegriffen wird und starten Sie die Aktion erneut.
- Bei beiden Personen ist unter der Lasche {Merkmale} im Feld <Merkmale und zusätzliche Daten> etwas eingetragen. Mittels diesen Angaben wird die Person von externen Programmen eindeutig identifiziert. Prüfen Sie, welcher Eintrag beibehalten werden soll und löschen Sie den anderen. Anschließend können Sie die Zusammenführung wieder starten.