Terminplanung

Mit dem THEORG-Terminplaner behalten Sie den Überblick in Ihrer Praxis.
Physiotherapie THEORG Terminplaner

THEORG erlaubt eine komfortable und praxistaugliche Terminplanung am PC. Der THEORG-Terminplaner ist vergleichbar mit einem herkömmlichen Papier-Terminbuch, bietet aber zusätzliche Funktionalitäten, die Ihnen die Arbeit im Praxisalltag erleichtern. Dazu zählen beispielsweise die automatischen Suchfunktionen, die Fristen- und Frequenzprüfung, die Gruppen- und Dauerterminierung (auch zweiwöchig möglich), der Ausdruck oder Versand von Terminzetteln per E-Mail, die automatische Terminerinnerung, die Raumplanung oder die Online-Terminreservierung.

Eine praxistaugliche Terminplanung am PC muss auch in der Physiotherapie flexibel sein und die täglichen Herausforderungen bei der Terminierung meistern. Hierzu gehört das Wahrnehmen sowie auch das unkomplizierte Löschen und Verschieben von Terminen. Bei der Terminvergabe berücksichtigt das Programm automatisch, welcher Therapeut zu welcher Zeit welche Leistungen erbringen kann. Darüber hinaus werden die Abstände zwischen den Behandlungsterminen kontrolliert. Zudem werden begrenzte Ressourcen, wie z.B. Schlingentische, bei der Terminierung berücksichtigt. Neben der Terminierung für Rezeptleistungen können auch sogenannte Selbstzahlerleistungen (z.B. Wellness-Massagen) im Terminplaner verwaltet werden.

Die Belegung des Terminplans kann in verschiedenen Ansichten bearbeitet werden. Per Klick kann einfach in die gewünschte Darstellung gewechselt werden, wobei z.B. ein Tag mit mehreren Therapeutenspalten nebeneinander, die Auslastungsübersicht für einen Therapeuten über mehrere Wochen oder eine Wochenansicht mit allen Therapeutenspalten angezeigt werden können. Alternativ können auch individuelle Ansichten, z.B. eine Ansicht für Physiotherapeuten und eine für Ergotherapeuten, angelegt werden. Genauso einfach können unterschiedliche Raster erstellt werden, die der Einteilung der Therapeutenspalten dienen. Verschiedene Therapeuten einer Praxis können dabei mit unterschiedlichen Rastern arbeiten, z.B. 20 Minuten für Physiotherapeuten und 15 Minuten für Logopäden. Dank der zuschaltbaren Symbole und der individuellen Farbkodierung liefert der Terminplan viele wichtige Informationen auf einen Blick. So werden z.B. Dauertermine, Termine mit Vor- und Nachbereitungszeit oder die Art der Leistung (Kurse, Selbstzahlerleistung) gekennzeichnet.

Im Alltag kommt es immer wieder vor, dass Patienten auf einen freien Termin warten müssen. Für diesen Fall gibt es die Warteliste: Hier werden Patienten aufgenommen, die kurzfristig einen Termin benötigen. Wird ein Termin z.B. aufgrund einer Absage frei, kann dieser direkt mit einem Patienten von der Warteliste besetzt werden. Nebenbei werden so auch Lücken im Terminplaner schnell gefüllt.

THEORG bietet zudem die Möglichkeit, per Klick einen Terminzettel für Patienten, Belegungspläne der Behandler und viele weitere verschiedene Ausdrucke zu erstellen. Diese können natürlich individuell für Ihre Zwecke angepasst werden. So unterstützt THEORG Sie optimal bei der Organisation Ihrer Physiotherapie-Praxis.

Automatische Terminerinnerung

Physiotherapie THEORG automatische Terminerinnerung

Einer der wichtigsten Faktoren für einen wirtschaftlichen Praxisbetrieb in der Physiotherapie ist ein gut ausgelasteter Terminplan ohne Lücken. Wird ein Termin rechtzeitig abgesagt, kann die Praxis darauf reagieren und die entstandene Lücke mit einem Patienten aus der Warteliste füllen. Versäumt jedoch ein Patient seinen Termin, besteht keine Chance, den Termin neu zu vergeben.

Mit der automatischen Terminerinnerung von THEORG lässt sich das Versenden von Terminerinnerungen ganz einfach und kostengünstig mit dem Terminplaner lösen. Einmal exakt auf die Gegebenheiten der Praxis eingestellt, wird die Terminerinnerung automatisch und zuverlässig per SMS oder E-Mail an die ausgewählten Patienten gesendet. THEORG verschickt die Terminerinnerungen nach den von Ihnen festgelegten Kriterien und mit individuell erstellten Texten – zuverlässig Tag für Tag.

Mit der automatischen Terminerinnerung von THEORG bieten Sie Ihren Patienten nicht nur mehr Service, sondern vermeiden auch Ausfallgebühren für Ihre Patienten sowie teure Lücken im Terminplan.

Online-Terminreservierung

Kinokarten, Bücher, Einkäufe und Bahntickets – heutzutage wird gesucht, gefunden und bestellt. Ärzte, Friseure und Restaurants stellen ihre freien Zeiten online. Auch immer mehr Therapieeinrichtungen bieten die eigenen Leistungen bzw. Termine online an. So hat der Patient die Möglichkeit, rund um die Uhr eine Terminreservierung in Ihrer Praxis vorzunehmen oder seine bereits vereinbarten Termine jederzeit online einzusehen.

Die Online-Terminreservierung von THEORG schafft die Möglichkeit, freie Termine, wie etwa für Selbstzahlerleistungen oder Kurse, sofort auf der Homepage Ihrer Einrichtung anzubieten. Das Modul verwendet dabei Ihren dafür zwingend erforderlichen THEORG-Terminplan und kann in Echtzeit freie Termine ermitteln oder blockieren. Homepage-Besucher erhalten bei ihrer Terminsuche Vorschläge und können Reservierungsanfragen absenden. Dabei wird aber nicht ersichtlich, welche Termine bereits vergeben oder wodurch diese belegt sind. Wird ein bestimmter Termin reserviert, wird dieser direkt in den Terminplan eingetragen und durch ein Symbol gekennzeichnet. Sie können die eingehenden Reservierungen anschließend in Ruhe durchsehen und prüfen. Jeder Termin kann durch eine entsprechende Information per E-Mail akzeptiert oder abgelehnt werden. Selbstverständlich können reservierte Termine mit einer Information an den Reservierenden auch verschoben werden.

Eine Terminreservierung für Behandlungstermine bzw. Behandlungsserien zu einer ärztlichen Verordnung (Rezept) unterliegen in der Physiotherapie einer ganzen Reihe von Nebenbedingungen, wie z.B. der Diagnose, der verordneten Leistung, der Frequenzempfehlung und vielem mehr. Patient und Reservierungssoftware können deshalb Behandlungstermine nur bedingt alleine „online“ vereinbaren. Mit der Online-Terminreservierung von THEORG geben Sie terminsuchenden Homepage-Besuchern trotzdem die Möglichkeit, ihr Anliegen sofort loszuwerden, indem die Patienten den ersten Termin ihrer Behandlung online reservieren können. Die Vergabe der restlichen Termine kann wie gewohnt beim ersten Behandlungstermin erfolgen. Die Möglichkeit der Online-Terminreservierung unterstützt zudem die Kooperation mit Ärzten, mit denen Sie häufig zusammenarbeiten, indem Sie ein extra Zeitfenster für ihre Akutpatienten einrichten können.

Die Online-Terminreservierung von THEORG ist ein echter Service für Ihre Kunden: Spontan freie Termine buchen, egal zu welcher Zeit und ganze ohne Wartezeiten! Und ganz nebenbei sorgt die Online-Terminreservierung für Entlastung an der Rezeption.

Raum-Info/Raumplanung

Physiotherapie THEORG Raumplanung im Terminplaner

In vielen Physiotherapie-Praxen steht nur eine begrenzte Anzahl von Behandlungsräumen zur Verfügung. Immer wieder kann es zu einer Herausforderung werden, diese Räume optimal zu koordinieren, ohne dass es dabei z.B. zu Doppelbelegungen kommt oder ungeeignete Räume belegt werden. Bei dieser organisatorischen Aufgabe kann Sie die Raum-Info oder die Raumplanung von THEORG komfortabel unterstützen.

Mit der im Terminplan bereits enthaltenen Raum-Info kann dem Patienten, sobald dieser in der Praxis zum vereinbarten Termin erscheint, ein Raum im THEORG-Terminplan zugeordnet werden. Somit kann jeder Therapeut erkennen, in welchem Raum sein nächster Patient auf ihn wartet. Diese Organisationsform ist vor allem für Physiotherapie-Praxen, bei denen Patienten nicht direkt vom behandelnden Therapeuten in Empfang genommen werden, sinnvoll.

Bei der Raumplanung wird direkt bei der Terminvergabe, egal ob am Telefon oder vor Ort, zu jedem Termin ein Raum belegt. Es wird geprüft, welcher Raum frei ist und welcher im Bezug auf die Leistung, z.B. aufgrund der Ausstattung, am besten passt. Zur besseren Übersicht wird jeder Raum über eine eigene Spalte im Terminplan verwaltet, wobei die Raumplanung für alle Leistungen durchgeführt werden kann. Zudem besteht die Möglichkeit, bestimmte Leistungen von der Raumplanung auszuschließen, z.B. den Hausbesuch, oder diese nur für bestimmte Leistungen zu nutzen. Für jeden Raum können bestimmte Kriterien festgelegt werden, die THEORG bei der Raumbelegung berücksichtigt. Ein Raum kann somit z.B. für bestimmte Leistungen, Patientenmerkmale oder Mitarbeiter „gesperrt“ oder bevorzugt vorgeschlagen werden.

Ändert oder verschiebt man einen Termin, prüft die Raumplanung von THEORG automatisch, ob der zugewiesene Raum noch passt oder ein neuer Raum zugewiesen werden muss. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, den Raum auf dem Terminzettel des Patienten als zusätzliche Information auszudrucken. Für die Nutzung der Raumplanung benötigen Sie neben dem Terminplan auch eine entsprechende Anzahl an Raumspalten.

Mit THEORG, der Software für die Physiotherapie, haben Sie auch die Raumplanung bei Bedarf perfekt im Griff.